SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Wyżywienie i zakwaterowanie uczestników XXI Międzynarodowych Spotkań z Folklorem INTERFOLK 2012 w dniach  13.08.12. – 19.08.12. w Kołobrzegu

Regionalne Centrum Kultury w Kołobrzegu im.Z.Herberta

 

 

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW

ZAMÓWIENIA

 

 

ZAMAWIAJĄCY:

 

Regionalne Centrum Kultury w Kołobrzegu im.Z.Herberta

ul. Solna 1
78-100 Kołobrzeg
tel./fax. (094) 35-249-49
e-mail: agata.rybka.rck@gmail.com

 

 

Zaprasza do złożenia ofert w przetargu nieograniczonym na:

Wyżywienie i zakwaterowanie uczestników XXI Międzynarodowych Spotkań z Folklorem INTERFOLK 2012 w dniach  13.08.12. – 19.08.12. w Kołobrzegu

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na zasadach określonych ustawą z dnia 29 stycznia z 2004r, Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010, Nr 113 poz. 759 z późn. zm.).

 

Niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, zwana dalej SIWZ, składa się z następujących części:

 

Część        I:        Instrukcja dla Wykonawców

Część        II:      Formularz Oferty + załączniki
Część        III:       Projekt umowy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CZĘŚĆ I

 

Instrukcja dla Wykonawców

 

I.              Informacje ogólne

 

1. Ustalono, że SIWZ jest bezpłatna. SIWZ można pobrać ze strony internetowej www.rckk.bip.parseta.pl  lub osobiście w siedzibie Zamawiającego.

2. Wykonawca przedstawi ofertę zgodną z postanowieniami SIWZ.

3. Każdy Wykonawca złoży tylko jedną ofertę (wypełniony formularz wraz z wymaganymi przez SIWZ dokumentami).

4. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez   danego Wykonawcę.
5. Wykonawca poda na formularzu ofertowym wynagrodzenie, które spodziewa się   

    otrzymać za wykonanie przedmiotu zamówienia.

6. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7.  Wszystkie dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim.

8. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w walucie  polskiej.

9. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

10. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia uzupełniającego.

11. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych

                            

 

II.            Przedmiot zamówienia

 

Przedmiotem zamówienia jest:

Wyżywienie i zakwaterowanie uczestników  XXI Międzynarodowych Spotkań z Folklorem INTERFOLK 2012 organizowanych w dniach 13.08.12. – 19.08.12.r w Kołobrzegu;

 

Wyszczególnienie:

1)  wyżywienie:

     a) kolacja w dniu 13.08.12. (dla grup uczestników, które przyjechały),

     b) śniadanie,  obiad, kolacja w dniach 14.08.12.-18.08.12.                    

     c) śniadanie w dniu wyjazdu grup  19.08.12.                                               

2)    zakwaterowanie:

       a) miejsca noclegowe na terenie miasta Kołobrzegu, w odległości   nie większej niż 4 km od siedziby organizatora imprezy przy ul. Solnej 1, na terenie  jednego  ośrodka, domu,  placówki, w pokojach 2-3-4-6-8 osobowych, (nie większych) z dostępem  całodobowym do węzła sanitarnego, kąpielowego,                                                                              

        b) pomieszczenia na stroje i instrumenty zespołów,                                     

        c) pomieszczenia na biuro organizacyjne dla organizatorów imprezy wraz z telefonem   stacjonarnym i węzłem sanitarnym

d)  możliwość swobodnego dojazdu autokarów i samochodów osobowych,
        e) parking dla autokarów i samochodów osobowych,
        f) swobodny dostęp do pomieszczeń świetlicy w celach kulturalno -       rozrywkowych,

        g) dostęp do Internetu  (kawiarenka komputerowa),

        h) dostęp do pomieszczenia na próby dla zespołów np. sali gimnastycznej    

          i) dostęp do pralki automatycznej                                                                                                                                                                                                      

 

Kategoria przedmiotu zamówienia według słownika CPV;

Kod CPV – 55.27.00.00-3

 

 

III. Opis przygotowania oferty.

1. Oferta zostanie sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym na Formularzu oferty   stanowiącym Część II SIWZ.

2. Do oferty zostaną załączone dokumenty wymagane postanowieniami SIWZ.
3. Dokumenty załączone do oferty mogą być przedstawione w formie oryginału lub      

    kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii

    dokumentu wyłącznie wtedy, gdy przedstawiona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu   będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości co do jej prawdziwości, a Zamawiający  nie będzie mógł sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób.

5. Oferta winna być wypisana na maszynie do pisania lub ręcznie długopisem albo       

     nieścieralnym atramentem- oferty mogą mieć także postać wydruku komputerowego.

6. Formularz oferty zostanie trwale spięty oraz podpisany, a wszystkie strony oferty będą   ponumerowane – w tym wszystkie załączniki – będą parafowane przez osobę podpisującą   ofertę.

7. Upoważnienie do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie  wynika to   z innych dokumentów załączonych do oferty (z odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego,   zaświadczenie o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej).

8. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany muszą być parafowane przez   Wykonawcę lub osobę/osoby podpisujące ofertę wraz z datą naniesienia zmiany.

9. Wszystkie formularze zawarte w niniejszej specyfikacji, a w szczególności formularz   oferty  - Wykonawca wypełni ściśle według wskazówek zawartych w SIWZ.
 W przypadku, gdy jakakolwiek część dokumentów nie dotyczy Wykonawcy – wpisuje On   „nie dotyczy”

10.Wielkość załączników do SIWZ  wzorów formularzy może zostać zmieniona przez 

     Wykonawcę, jednak układ graficzny i opis poszczególnych kolumn i wierszy musi

      zostać nie zmieniony.
11. Wykonawca umieści ofertę w wewnętrznej i zewnętrznej kopercie, które będą

      zaadresowane:

 Regionalne Centrum Kultury w Kołobrzegu ul. Solna  1, 78-100 Kołobrzeg 

      oraz będzie posiadać następujące oznaczenie:

 „Oferta w przetargu nieograniczonym  na wyżywienie i zakwaterowanie uczestników XXI Międzynarodowych Spotkań z  Folklorem INTERFOLK 2012 organizowanych  w  dniach 13.08.12.-19.08.12. w  Kołobrzegu” Nie otwierać przed 16.07.12. godz. 12:00.

*poza  oznaczeniami podanymi   powyżej koperta wewnętrzna musi posiadać nazwę i adres wykonawcy w celu odesłania oferty w przypadku złożenia jej po terminie.
12. Koperta powinna być szczelnie zamknięta w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z treścią  oferty.

13. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać ofertę przed upływem terminu 

       składania ofert.
14. W celu dokonania zmiany lub wycofania oferty, Wykonawca złoży Zamawiającemu  kolejną zamkniętą  kopertę, oznaczoną jak w ust.12, z dodaniem słowa; „Zmiana” lub „Wycofana”.  

15. Wykonawca nie może wycofać oferty ani wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.

16. Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa , w  rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one udostępnione  innym uczestnikom postępowania.

17. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nie ujawnioną do wiadomości publicznej   informację o technicznych, technologicznych, handlowych lub organizacyjnych  aspektach przedsiębiorstwa, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu  zachowania ich poufności.

Uwaga:

Oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania, stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji co do których wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania muszą być oznaczone klauzulą : DOKUMENT STANOWI TAJEMNICĘ  PRZEDSIĘBIORSTWA W ROZUMIENIU art.11 ust4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 2003 Nr 153 poz.1503z póź.zm.).

IV. Warunki wymagane od wykonawców ubiegających się o zamówienie

 

1. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące:
a) posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

b) posiadają niezbędną wiedzą i doświadczenie

c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami  zdolnymi do wykonania zamówienia

c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,

                       

 

2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły spełnia- nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach  (wymaganych przez zamawiających i podanych w SIWZ) dołączonych do oferty. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż wykonawca spełnia wyżej wymienione warunki. W przypadku nie spełnienia chociażby jednego warunku wykonawca zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.

 

 

V.  Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w rozdziale IV

 

1. Wykonawca załączy do ofert następujące dokumenty:

1) wypełniony i podpisany formularz oferty,

2) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art.24 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy  przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art.24. ust 1 pkt 2 ustawy

3) oświadczenie wykonawcy, że nie zalega z opłacaniem należnych podatków, opłat oraz   składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał   przewidziane prawem zwolnienie, odroczone lub rozłożone na raty zaległych płatności lub   wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (załącznik nr 4 do SIWZ)

4) oświadczenie wykonawcy, że spełnia warunki określone w art.22 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, złożone na druku, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ

5) oświadczenie o lokalizacji obiektu, w którym ma być świadczona usługa.

6) wykaz wykonanych usług w zakresie wyżywienia i zakwaterowania grup zorganizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie (załącznik nr 2 do SIWZ)

7)formularz na menu dla grup uczestniczących w INTERFOLKU 2012/załącznik nr 3 do SIWZ/

8) oświadczenie wykonawcy, o braku podstaw do wykluczenia go na podstawie art.24 ust 1 ustaw Prawo zamówień publicznych, złożone na druku (załącznik nr 1 do SIWZ)

     2. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu w oparciu o    dokumenty wymagane w ust.1 metodą spełnia/ nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie  spełniają choć jednego z warunków ust.1 pkt 2,3,4,6,8 zostaną wykluczeni z postępowania, a nie złożenie dokumentu ust 1 pkt 1,5,7 spowoduje odrzucenie oferty.

     3. Wykonawca może polegać na wiedzy  i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.

      Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia (art.26 ust 2b ustawy prawo zamówień publicznych).

 

 

VI. Udział w postępowaniu podmiotów występujących wspólnie.

 

W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku wykonawców każdy ze wspólników musi złożyć dokumenty wymienione w Rozdziale V ust.1 pkt.2,3,4,8. Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne. Wspólnicy zgodnie z art.141 ustawy Pzp ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 kc i zgodnie z art. 23 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzieleniu zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

 

VII. Termin realizacji zamówienia

 

Wymagany termin wykonania zamówienia od dnia 13.08.12. do 19.08.12.

 

VIII. Warunki umowy

 

Projekt umowy, jaka zostanie zawarta z wybranym Wykonawcą, stanowi załącznik do niniejszej specyfikacji

 

IX Kryterium oceny oferty

 

1. Cena brutto oferty - 100%

2. Sposób dokonania oceny wg wzoru

 

 

Nr	Nazwa kryterium	Waga	Sposób punktowania
1.	Cena	100,00	Wg wzoru ocena = CN/CB x 100 pkt. x 100%

 

   CN – cena najniższa

   CB – cena badana    

 

X. Wadium

Zamawiający nie wymaga  wpłaty wadium

 

XI. Zaliczki

Zamawiający przewiduje udzielenie zaliczki na poczet wykonania zamówienia                     w wysokości 20% wartości  wynagrodzenia Wykonawcy.

 

 

XII. Termin i miejsce składania ofert

 

1. Oferty należy składać do dnia 16.07.12.  do godz. 10:00  w:

     Regionalnym Centrum  Kultury w Kołobrzegu im. Z.Herberta, przy ul. Solnej 1,  78-100 Kołobrzeg w Sekretariacie - II piętro.

2. Oferty złożone po terminie zostaną niezwłocznie zwrócone bez otwierania.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający ma prawo zmiany treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia , z wyłączeniem kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału  w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania. Zmiana może nastąpić w  każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert.

W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego oraz niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali SIWZ.

4. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nie prowadzącej do zmiany treści ogłoszenia  o zamówieniu niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym wykonawców, którym przekazano SIWZ oraz zamieści informację na stronie internetowej: www.rckk.bip.parseta.pl

 

XIII. Opis sposobu obliczania ceny ofert:

1. Cenę ofertową należy podać w formie ryczałtu.                                                     

2. Cena ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania wraz z podatkiem  VAT.

3. Cenę oferty należy obliczyć jako sumę kwot za poszczególne elementy usługi tj. wyżywienie i zakwaterowanie
4. Wykonawca określi cenę oferty w Formularzu Oferty

5. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia i określenia wartości we wszystkich pozycjach Formularza oferty. Wartość cen należy podać do dwóch miejsc po przecinku.

 

 

XIV. Termin związania z ofertą.

1. Składający ofertę pozostaje z nią związany przez 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz   z upływem składania ofert.                
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania  z  ofertą,  z tym , że   Zamawiający  może  tylko raz ,  co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania z ofertą, zwrócić się do Wykonawców o  wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni

 

XV. Miejsce i termin otwarcia ofert

 

Otwarcie ofert odbędzie się, w dniu  16.07.12. o godz.12:00 w  siedzibie Regionalnego Centrum Kultury w Kołobrzegu im. Z.Herberta ul. Solna  nr 1,  78- 100 Kołobrzeg (sala konferencyjna II piętro).

 

XVI. Informacja o trybie otwarcia i oceny ofert. 

 

1. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podaje kwotę jaką zamierza przeznaczyć  na sfinansowanie zamówienia.
2. Otwarcie ofert jest jawne.
3. Po otwarciu ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informację dotyczącą ceny. Informacje te odnotowane zostaną w protokole postępowania.
4. W   przypadku,   gdy   Wykonawca   nie   był   obecny  przy  otwieraniu ofert, może wystąpić  do   Zamawiającego z  wnioskiem o   przesłanie informacji  podawanych  w trakcie otwarcia ofert.     Zamawiający prześle niezwłocznie te informacje.
5. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający  może  żądać  udzielenia przez   Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

6. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste pomyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na  niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujących istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

7. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, o których mowa w art. 24 ustawy   Prawo zamówień publicznych.

8. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

9. O wykluczeniu z postępowania Zamawiającego zawiadomi niezwłocznie wykluczonego  Wykonawcę, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
10. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
       a)  jest niezgodna z ustawą,
       b) jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych
       c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o 

           zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

       d) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

       e) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowania o 

           udzielenie zamówienia,
       f) zawiera błędy  w obliczeniu ceny,

       g) wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził

            się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych
        h) oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

 

11. O odrzuceniu oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców. Informacja ta będzie zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

12. Oferty nie odrzucone zostaną poddane procedurze oceny zgodnie z kryteriami oceny ofert określonych w SIWZ.

XVII. Udzielenie zamówienia

 

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty o:

a)    wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmy) i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy) siedziby i adres wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny ofert zawierających punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny oferty i łączną punktację.

b)    Wykonawcach, których oferty został odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne,

c)    wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

d)    Terminie , określonym zgodnie z art.94 ust.1 lub 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

2. Zawiadomienie o wyborze oferty określające poza danymi, o których mowa w pkt.1 także miejsce i termin zawarcia umowy, zostanie niezwłocznie doręczone wykonawcy, którego oferta została wybrana.

    Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści      informację również na stronie internetowej  www.rckk.bip.parseta.pl oraz w miejscu    publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

 

3. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego z zastrzeżeniem art.183 ustawy Prawo zamówień publicznych w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust 2 ustawy Prawo zamówień publicznych albo 10 dni jeżeli zostało przesłane w inny sposób

 

   4. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed   upływem terminów, o których mowa w  art.94 ust 1  jeżeli  w postępowaniu o udzielenie zamówienia złożona została  tylko jedna oferta oraz nie odrzucono żadnej oferty oraz nie wykluczono żadnego wykonawcy.

5.    Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana,  uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zajdą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

 

 

 

XVIII. Unieważnienie postępowania

1. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia ( zgodnie z art. 93 ustawy Prawo zamówień publicznych) w przypadkach gdy:

   a/ nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu,

   b/ cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną  przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

   c/ w przypadku określonym w art. 91 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych (przy jednym kryterium ocen ofert jakim jest cena zostały złożone oferty o tej samej cenie – zamawiający wezwał wykonawców do złożenia ofert dodatkowych) zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie,

   d/ wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,

   e/ postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. O unieważnieniu postępowania o udzieleniu zamówienia Zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy:

   a/ ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne

   b/ złożyli oferty – w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert – podając uzasadnienie faktyczne i prawne

3. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie podlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty.

4. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający na wniosek wykonawcy, który ubiegał się o udzielenie zamówienia, zawiadamia o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego samego przedmiotu zamówienia lub obejmuje ten sam przedmiot  zamówienia.   

 

XIX.      Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących SIWZ.

 

1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie SIWZ.

2. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie SIWZ wpłynie na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert.

3. Treść zapytań z wyjaśnieniami Zamawiający prześle Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawnienia źródła zapytania, a także udostępni na stronie internetowej www.rckk.bip.parseta.pl

4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą teleksu, telefaksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść SIWZ. Dokonana w ten sposób modyfikacja zostanie przekazana niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali specyfikację i będzie dla nich wiążąca. Informacja o dokonanej modyfikacji zamieszczona będzie również na stronie internetowej www.rckk.bip.parseta.pl

6. Zamawiający oświadcza, że nie zamierza zwoływać zebrania wszystkich Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących SIWZ.

7. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest         Agata Rybka – Kierownik Działu Administracjyjno-Gospodarczego – tel.094 352 49 49 wew.14.

 

XX.        Zabezpieczenie należytego wykonania umowy.

 

Zabezpieczenie nie jest wymagane.

 

XXI.      Zobowiązania Wykonawcy związane z umową.

Zostały określone w projekcie umowy.

 

XXII.     Środki  ochrony prawnej.

 

Wykonawcy, a także inne osoby, których interes prawny doznał uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w ustawie Pzp – Dział VI – środki ochrony prawnej ustawy z dnia 29 stycznia z 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z  2010 Nr 113 poz.759 z późn. zm).

XXIII.    Postanowienia końcowe.

 

Część II SIWZ stanowi projekt umowy, która zostanie zawarta z Wykonawcą, którego      oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów określonych w SIWZ.
2. Ewentualne zmiany dokonywane przez Wykonawców we wzorze umowy nie będą przez Zamawiającego uwzględniane.

3. Zamawiający przed podpisaniem umowy z Wykonawcą sprawdzi warunki  wyżywienia i zakwaterowania czy są zgodne z warunkami postawionymi w SIWZ przez Zamawiającego.

4.Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ustalonego  menu  w uzgodnieniu i na żądanie danej grupy uczestników „INTERFOLKU 2012”  tzw. „egzotycznej” o specyficznym sposobie odżywiania się na 7 dni przed  rozpoczęciem „INTERFOLKU 2012”.

 

CZĘŚĆ  II    Załączniki do SIWZ:

 

1.    Formularz oferty

2.    Oświadczenie Wykonawcy dot. Art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych –Załącznik Nr 1

3.    Wykaz wykonanych zamówień w zakresie wyżywienia i zakwaterowania grup

      zorganizowanych z ostatnich trzech lat.– Załącznik Nr 2

4.    Formularz na menu dla grup uczestniczących w „INTERFOLK 2012” – Załącznik Nr 3

5.    Oświadczenie podatkowe - Załącznik Nr 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kołobrzeg ...........................

       

 

 

 

Regionalne Centrum Kultury w Kołobrzegu im.Z.Herberta

                                                                                              ul. Solna 1

                                                                                              78-100 Kołobrzeg

                                                                                 

FORMULARZ   OFERTY

 

I. Informacje o wykonawcy

 

2.  Adres firmy:

ulica/nr domu/nr  mieszkania.........................................................................................

miasto.............................................................................................................................

województwo..................................................................................................................

3. tel................................................................................................................................

4. fax...............................................................................................................................

5. Nr konta bankowego ...................................................................................................................................

6.  Nr rejestru sądowego: ...................................................................................................................................

7.  Nr statystyczny - REGON: ...................................................................................................................................

8.  Zakres działalności: ............................................................................................................ ............................................................................................................................

9.  Czy firma jest płatnikiem VAT ............................................................................................................................

 

II. Zakres rzeczowy zadania:

 

 „Wyżywienie i zakwaterowanie uczestników XXI Międzynarodowych Spotkań z Folklorem INTERFOLK 2012 organizowanych w dniach 13-19.08.2012 r.”
1)  wyżywienie:

     a) kolacja w dniu 13.08.2012 r., (dla grup uczestników, które przyjechały)

     b) śniadanie, obiad, kolacja  w dniach 14-18.08.2011 r.,                               

     c) śniadanie,  w dniu wyjazdu grup tj.19.08.2011r.                                                    

2)    zakwaterowanie:

       a) miejsca noclegowe na terenie miasta Kołobrzegu, w odległości   nie większej niż  4 km od siedziby organizatora imprezy przy ul. Solnej 1, na terenie jednego ośrodka, domu,  placówki, w pokojach 2-3-4-6-8 osobowych , (nie większych) z dostępem  całodobowym do węzła sanitarnego,  kąpielowego.                                                                             

        b) pomieszczenia na stroje i instrumenty zespołów

        c) pomieszczenia na biuro organizacyjne dla organizatorów imprezy wraz z telefonem stacjonarnym i węzłem sanitarnym

        d) możliwość swobodnego dojazdu autokarów i samochodów osobowych
        e) parking dla autokarów i samochodów osobowych
         f) swobodnego dostępu do pomieszczenia świetlicy w celach kulturalno                 

           rozrywkowych,

        g) dostęp do Internetu (kawiarenka internetowa)

        h) dostęp do pomieszczenia na próby dla zespołów np. sali gimnastycznej                            

        i)dostęp do pralki automatycznej

                                                                                                                         

III. Termin realizacji zamówienia:

 

Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie od dnia .......... do dnia...............     

 

IV. Oferowana kwota za wykonanie zamówienia wynosi:

 

1.Oferowana kwota zamówienia obejmująca zakres rzeczowy zgodny z rozdziałem II SIWZ wynosi:

1)  Zakwaterowanie

Lp.	Zakres zamówienia	Cena ryczałtowa (zł )za 1 osobę za 1dobę netto	Podatek  VAT	Cena ryczałtowa       ( zł ) za 1 osobę za dobę brutto
1.	Cena zakwaterowania uczestnika

 

 

Szacunkowa wartość zamówienia za zakwaterowanie z podatkiem VAT za 265 osób w dniach od 13.08.12.do 19.08.12.  wynosi
................................................, słownie: ......................................................................
.......................................................................................................................................

 

2) Wyżywienie

 

Lp.	Zakres zamówienia	Cena (zł )za 1 osobę za 1dzień  netto	Podatek  VAT	Cena ( zł ) za 1 osobę za dzień brutto
1	Śniadanie
2	Obiad
3	Kolacja
	Razem (wyżywienie)

Szacunkowa wartość zamówienia za wyżywienie z podatkiem VAT za 265 osób w dniach od 13.08.12. do 19.08.12. wynosi:
................................................, słownie: ......................................................................
.......................................................................................................................................

3)    Razem

Razem szacunkowa wartość zamówienia- suma  z poz.1 i 2 (zakwaterowanie + wyżywienie) z podatkiem VAT za  265 osób  w dniach od 13.08.12. do 19.08.12.  wynosi ………………………..słownie.........................................................

V. Oświadczenie

 

1.    Oświadczam, iż zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i nie wnosimy zastrzeżeń.

2.    Zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty.

3.    Załączony do specyfikacji projekt umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowna wyżej wymienionych warunkach w miejscu terminie wyznaczonym, przez zamawiającego.

4.    Oświadczam, że jesteśmy związani ofertą do terminu ważności oferty wskazanego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Jednocześnie zobowiązujemy się do podpisania umowy, jeżeli zostanie przyznane nam zamówienie.

5.    Deklarujemy, że wszystkie oświadczenia i informacje zamieszczone w niniejszej ofercie są kompletne, prawdziwe i dokładne w każdym szczególe.

6.    Zapewniamy co najmniej 30 dniowy termin płatności faktury.

7.    Dysonujemy łącznością (fax., telefonem).

8.    Gwarantujemy, że jesteśmy dyspozycyjni i terminowi.

9.    Nazwiska i stanowiska osób, którymi można się kontaktować w celu uzyskania dalszych informacji, jeżeli będą wymagane, podaje się niżej:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

                                                                                                                                  

Załączniki do niniejszej oferty są: 

.……………………………………………………….

.……………………………………………………….

.……………………………………………………….

……………………………………………………….

………………………………………………………

…………………………………………………….…

…………………………………………………………

…………………………………………………………

 

Oferta zawiera ……………………stron, ponumerowanych i podpisanych

 

                                                                       …………………………………….

                                                                       /data, podpis i pieczęć wykonawcy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Załącznik nr 1 do SIWZ

 

 

 

 

OŚWIADCZENIE

 

Ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia  na Wyżywienie i zakwaterowanie uczestników XXI Międzynarodowych Spotkań z folklorem INTERFOLK 2012 w dniach 13.08.12.-19.08.12.

 

Oświadczam (y), że spełniam (y) warunki udziału w postępowaniu

Oświadczam (y), że spełniam (y) warunki określone  w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia  2004r  Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) tzn:

1.    posiadam (y) uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia

2.    posiadam (y) niezbędna wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia

3.    znajduję (my) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia

4.    nie podlegam (y) wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w przypadkach wskazanych w art.24 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Miejsce i data _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _                 Podpisano_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

                                                                                                               (upoważniony przedstawiciel)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2 do SIWZ

Wykaz wykonanych zamówień w zakresie wyżywienia

i zakwaterowania grup zorganizowanych z ostatnich trzech lat.

 

 

Lp.	Rok zamówienia	Nazwa zamówienia i zamawiającego                         ( adres, telefon), oraz termin  wykonania zamówienia i jego wartość.	Ilość osób
1	2009
2	2010
3	2011

 

 

 

 

 

                                                                        data i podpis wykonawcy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                      

 

 

 

 

 

                                                                    Załącznik nr 3 do SIWZ

 

FORMULARZ  NA  MENU DLA GRUP UCZESTNICZĄCYCH

W  INTERFOLKU 2012

 

Lp.	Dzień i data	Rodzaj posiłków	Godzina posiłków		Menu		Uwagi
1	Poniedziałek 13.08.12.	Kolacja	18.00
2	Wtorek 14.08.12.	Śniadanie	9.00
		Obiad	14.00
		Kolacja	18.00
3	Środa 15.08.12.	Śniadanie	9.00
		Obiad	14.00
		Kolacja	18.00
4	Czwartek 16.08.12.	Śniadanie	9.00
		Obiad	14.00
		Kolacja	18.00
5	Piątek 17.08.12.	Śniadanie	9.00
		Obiad	14.00
		Kolacja	18.00
6	Sobota 18.08.12.	Śniadanie	9.00		6
		Obiad	14.00
		Kolacja	18.00
7	Niedziela 19.08.12.	Śniadanie		9.00

 

 

  Data i podpis wykonawcy

 

 

 

 

Załącznik nr 4 do SIWZ

……………………………

/nazwa i adres Wykonawcy/

 

 

 

 

OŚWIADCZENIE PODATKOWE

 

 

Oświadczam, że nie zalegam z uiszczaniem

1/ podatków

2/ opłat

3/ składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,

z wyjątkiem przypadków:

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

na które uzyskałem przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

*) wykreślić jeżeli nie dotyczy.

 

 

 

 

 

 

                                                                       ………………………………………

                                                                       data**) i podpis osoby/osób upoważnionej

 

 

 

 

 

 

 

**) data po dniu ogłoszenia o przetargu

 

 

 

 

 

 

CZĘŚĆ III                                                                                      Projekt

                                    

 Umowa Nr

 

Zawarta w dniu ..........................................................2012 r. pomiędzy:

Regionalnym Centrum  Kultury w Kołobrzegu im.Z.Herberta,  ul. Solna 1, 78-100 Kołobrzeg

reprezentowanym przez:

Dyrektora – Tadeusza  Kielara

Główną Księgową – Katarzynę Kubiak Jóźwicką

zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym,

a ..................................................................................................................................................................................................................................................................

reprezentowanym przez:

................................................................................................................................. .................................................................................................................................        

zwanym dalej w treści umowy Wykonawcą

nr KRS lub nr wpisu do ewidencji działalności gospodarczej............................

 

w rezultacie dokonania przez zamawiającego  wyboru oferty wykonawcy w drodze przeprowadzonego przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych /Dz.U. z 2010r.  Nr 113  poz.759 z późn. zm./ została zawarta umowa o następującej treści:

 

§ 1

 

Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania: Wyżywienie i zakwaterowanie uczestników XXI Międzynarodowych Spotkań z Folklorem INTERFOLK 2012 organizowanych w dniach 13-19.08.2012r. w Kołobrzegu, zgodnie z ofertą stanowiącą załącznik nr 1 do umowy.

§ 2

 

1.    Zakwaterowanie i wyżywienie, o którym mowa w § 1 Wykonawca zapewni 

     w obiekcie ......................................................................................................
.............................................................................................................................
   na warunkach określonych w ofercie i Specyfikacji Istotnych Warunków     Zamówienia    /SIWZ/ stanowiącą załącznik nr 2 do umowy.

  

2. Wykonawca przygotuje posiłki zgodnie z przedstawionym menu (załącznik nr 3 do oferty z  zastrzeżeniem prawa do zmiany menu (w uzgodnieniu i na żądanie danej grupy  uczestników INTERFOLKU 2012, tzw. „grupy egzotycznej” o specyficznym sposobie   odżywiania się) nie później niż na siedem dni przed rozpoczęciem INTERFOLKU 2012.

 

3. W razie pilnej konieczności Wykonawca zapewni większą ilość miejsc noclegowych na    dostawkach lub innym obiekcie o podobnym standardzie ( do 20 miejsc ) zgodnie z art.67  ust.1 pkt.5  Prawo zamówień publicznych   (Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm) .

4. W terminie do dnia 08-08-2012 r. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o ewentualnych   zmianach w ilości osób o których mowa w § 1.

  

§ 3

 

1. Wyżywienie zostanie zapewnione przez „Wykonawcę” na obszarze obiektu

   zamieszkałym przez uczestników ,,INTERFOLK 2012” w godzinach:

1)   śniadanie      -  9⁰⁰

2)    obiad            - 14⁰⁰

3)    kolacja          - 18⁰⁰

2. W przypadku zmian w programie, godziny posiłków mogą być przesunięte, lecz

    uzgodnione nie później niż 6 godzin przed posiłkiem, którego zmiana dotyczy.

     

§ 4

 

 Koszt pobytu jednej osoby za dobę, ( tj. wyżywienia i zakwaterowania) wyniesie łącznie zł brutto:.............................   (słownie: ........................................................... ...........................................................................złotych 00/100 brutto) w tym;

1)  za zakwaterowanie zł brutto:............................(słownie: ...................................... .......................................................................złotych 00/100 brutto) od osoby za dobę,                                            

2)  za wyżywienie zł  brutto:...................................(słownie: .......................................................................złotych 00/100 brutto) od osoby za dobę.

 

W  rozbiciu na poszczególne posiłki ceny kształtują się następująco:

 

Lp.	Zakres zamówienia	Cena (zł )za 1 osobę za 1dzień  netto	Podatek  VAT	Cena ( zł ) za 1 osobę za dzień brutto
1	Śniadanie
2	Obiad
3	Kolacja
	Razem (wyżywienie)

 

 

Wartość ( brutto) całego zamówienia - wg § 1 wyniesie: ......................................................................................................... złotych, słownie:.........................................................................................................................złotych.

 

 

 

§ 5

 

1. Do dyspozycji uczestników i organizatorów ,,INTERFOLK 2012” Wykonawca przekaże  nieodpłatnie pomieszczenia na biuro organizacyjne z dostępem do stałego telefonu,  pomieszczenia  na stroje i instrumenty, pomieszczenie na próby (np. sala gimnastyczna,  oraz możliwość korzystania ze świetlicy lub  kawiarni oraz kawiarenki internetowej.

2. Wykonawca udostępni nieodpłatnie parking na samochody osobowe i autokary, lub umożliwi swobodny podjazd autokarów pod miejsce  zakwaterowania.

 

§ 6

 

1. Zamawiający zastrzega sobie wyłączność na reklamy ,,INTERFOLK 2012” i jego sponsorów na obiektach Wykonawcy , w których będą zakwaterowani uczestnicy imprezy folklorystycznej .

2. Miejsca na reklamy zostaną udostępnione bezpłatnie .

 

§ 7

 

1. Zamawiający przekaże przelewem na konto Wykonawcy  zaliczkę na poczet wykonania zamówienia w wysokości 20%  całkowitego wynagrodzenia  określonego w  § 4 najpóźniej  w terminie do 14 dni od daty podpisania umowy i wystawieniu faktury VAT przez Wykonawcę.

Pozostałą kwotę  Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty przelewem na konto Wykonawcy  po wykonaniu zamówienia w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty  wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę.

3. W przypadku posiłków – odpłatność nastąpi wg faktycznego wykorzystania, pod

    warunkiem zgłoszenia przez Zamawiającego liczby osób żywionych , nie później jednak  niż do godz.13.00 dnia poprzedniego .

4. W przypadku nie zgłoszenia się któregoś z zespołów w terminie trwania imprezy / bez winy  Zamawiającego/ koszty zakwaterowania zostaną naliczone wg stanu faktycznego.  

§ 8

 

W przypadku niedotrzymania warunków umowy przez Wykonawcę Zamawiający zastrzega sobie prawo do obniżenia wynagrodzenia oraz dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

§ 9

 

W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego .                                     

Spory wynikające z realizacji umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 10

 

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

 

Załączniki:

1. Oferta

2. SIWZ

 

Wykonawca                                                              Zamawiający